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Ideas para gestionar tu email de forma eficiente

¿Cómo gestionas tu email? ¿Clasificas el correo electrónico? ¿Encuentras rápidamente los correos que buscas? Hoy en día recibimos cientos de emails cada semana y gestionarlos bien es clave para no perder horas y horas rastreando nuestros buzones. Seguramente no existe una forma perfecta de organización, pero sí algunas pautas que pueden resultarte útiles para gestionar tu email de forma eficiente. A continuación te cuento cómo hacerlo.

Mantén limpia tu bandeja de entrada

Es el objetivo número 1. La bandeja de entrada es como el escritorio de una recepción donde las cosas sólo pueden estar el tiempo que se necesita para colocarlas o llevarlas a su sitio. Por lo tanto, cuando visites tu correo electrónico lleva a cabo las siguientes acciones de forma inmediata:

  • Contesta en el momento los correos de respuesta rápida. Esos correos cuya contestación sabes y te va a llevar menos de dos minutos escribir. Una vez hayas contestado, archiva el email de entrada como veremos más adelante.
  • Elimina los correos y/o archivos adjuntos que no necesites. Si el correo no te interesa, bórralo. Si sólo te interesa el contenido pero no los archivos adjuntos, borra estos últimos. Después, archiva el email.
  • Date de baja de las listas de correo que no te interesen. Está acción es imprescindible para reducir el spam. Si el correo es de un remitente habitual pero no te interesa nunca su contenido, busca en el email el link para -darte de baja- y cancela tu suscripción. Así será la última vez que tengas que hacer esto. Borra después el email.
  • Archiva el resto de correos siguiendo el método que vamos a ver a continuación.

Muchas carpetas no es la solución

La técnica tradicional para clasificar y archivar correos es crear carpetas por asunto, tema o proyecto, de forma que cada email tenga su sitio definido. Puede que hace unos cuantos años esto fuera una buena opción, pero con el volumen de correo que recibimos hoy en día y la diversidad de temas que manejamos, esta estrategia nos hará perder mucho tiempo en clasificar y será poco eficiente para encontrar la información cuando la necesitemos. El número de carpertas no parará de crecer hasta que sea imposible gestionar el correo.

Hace unos meses, el jefe de informática de mi empresa me convenció de que las cosas han cambiado y debemos centrarnos en el sistema de búsqueda y no en el de clasificación. Me puso el ejemplo de Internet: ¿acaso se ordena la información en la red?. No se hace. Existen otras herramientas, como las etiquetas, palabras clave, o motores de búsqueda inteligentes que nos permiten rastrear eficientemente la información.

Por tanto, te recomiendo que no pierdas el tiempo en crear una estructura de carpetas sofisticada sino que centres tus esfuerzos en otros puntos que te cuento a continuación.

El «Asunto» del correo es algo importante

Cuando escribas correos electrónicos, incluye en el campo «Asunto» una descripción detallada del contenido del correo, de forma que en el futuro puedas encontrar este mail si lo necesitas. Evita títulos como «Hola» o «Muy importante», que no te van a ayudar mucho en el futuro a encontrar lo que buscas. Escribe asuntos largos y precisos y verás como así mejoran sustancialmente los resultados de tus consultas.

Con 4 carpetas clave debes tener suficiente

En cuando a las carpetas para el almacenamiento del correo, necesitarás pocas, no más de 10 por decir una cifra. Destina algunas a tus asuntos y proyectos importantes, las que llamaremos «Carpetas principales», y crea las siguientes «Carpetas clave»:

  • 📁 Importante: Para los asuntos de vital importancia. Pueden requerir contestación urgente o no.
  • 📁 Urgente: Aquellos emails que requieren una contestación el mismo día que los recibes.
  • 📁 Pendiente: Temas sin resolver que requieren alguna actuación por tu parte, pero que tienen menor importancia y urgencia que los de las dos categorías anteriores.
  • 📁 Archivo: Resto de correos que no pertenece a tus temas principales ni a las categorías superiores.

El objetivo al terminar el día es tener la «Bandeja de entrada» y la carpeta «Urgente» vacías, y tener claro lo que tenemos entre manos en la carpeta «Importante». Tendremos que revisar frecuentemente tanto esta última carpeta como la carpeta «Pendiente» para ir cerrando los correos que contienen.

Cuando termine el año en curso, puedes crear una carpeta llamada 📁 2021, si hablamos de este año, y archivar ahí todos los emails que hayan sobrevivido, dejando todas las «Carpetas clave» limpias para el año que comienza. Las «Carpetas principales» con tus asuntos preferentes puedes vaciarlas en la carpeta del año o mantenerlas, en función de su contenido y volumen.

Resumen de cómo gestionar el email de forma eficiente

  • Reduce al máximo el número de carpetas para archivar tus emails. Destina sólo unas pocas para tus asuntos principales y crea las carpetas clave «Importante», «Urgente», «Pendiente» y «Archivo»
  • Decide cuántas veces al día visitar tu bandeja de entrada y correos. No lo hagas cada vez que llega un email.
  • Cuando visites tu correo, lleva a cabo las acciones necesarias para que tu bandeja de entrada permanezca siempre vacía: contesta los correos de respuesta inmediata, borra emails y adjuntos que no necesites, date de baja de las listas de correos que no te interesan y archiva los correos en tus carpetas principales y clave.
  • Revisa tu correo cuando termine tu jornada para ver el estado de tus carpetas «Importante», «Urgente» y «Pendiente».
  • Limpia tus carpetas clave cuando termine el año archivando los correos de ese año en una carpeta específica.

Espero que estas ideas te ayuden a gestionar mejor tu correo electrónico.

¡Saludos!
Gerardo Marote.