¿Tardas demasiado tiempo en encontrar tus archivos? ¿Te has cansado de hacer carpetas porque no sirven para nada? Organizar los documentos es una tarea fundamental hoy en día debido a la enorme cantidad de información que manejamos. Hay muchas maneras de hacerlo; yo os voy a dar a continuación algunas ideas que a mí me funcionan. ¡Es muy sencillo!
Numera tus carpetas
Windows puede ordenar tus carpetas según diferentes criterios: orden alfabético, fecha de modificación, tipo, etc. Generalmente estos criterios no reflejan el orden de importancia de tus documentos, por lo que si quieres clasificar tu información de acuerdo a tus necesidades, lo único que tienes que hacer es numerar tus carpetas, siendo los números más bajos los que corresponden a información más importante para ti.
En la imagen superior puedes ver como están numeradas las carpetas principales de mi antiguo blog «Trabajar Mejor». Si utilizas este tipo de estructura numerada, siempre que añadas una nueva carpeta podrás decidir su posición y jerarquía dentro de tu información. Para ello, le asignarás el número que quieras y cambiarás los de otras carpetas si fuera necesario.
A la carpeta situada en la posición más baja puedes llamarla «Otros documentos» o «Varios», y en ella colocarás archivos de difícil clasificación. Asigna a esta carpeta un número alto para poder incluir otras carpetas por encima cuando lo necesites.
Aplica el criterio de numeración también a las subcarpetas. En la imagen inferior, que corresponde a la sección de artículos de mi blog «Trabajar Mejor», puedes comprobar como la numeración de subcarpetas es incluso más importante que la del directorio raíz, ya que sin ella los nuevos artículos se mezclarían con los antiguos y sería muy complicado clasificar la información.
Elimina o archiva documentos superados
Evita almacenar copias superadas de tus archivos. Elimínalos o guárdalos en una carpeta secundaria que puedes llamar «Superado». De esta forma, en tus carpetas principales sólo tendrás archivos actualizados y ahorrarás mucho tiempo a la hora de buscar documentos.
Trabaja siempre en la nube
Para tener la información siempre a tu alcance necesitas tener tus archivos en la nube. De esta forma, puedes acceder a tus datos desde cualquier dispositivo. Si tienes problemas de capacidad, almacena los archivos más pesados y que menos utilices en un el disco duro local de tu ordenador, pero intenta tener siempre los documentos relevantes en la nuve. ¡Nunca sabes cuando vas a necesitarlos!
Si no trabajas todavía en la nube, es hora de que des el paso. Puedes utilizar ONE DRIVE, de Microsoft, GOOGLE DRIVE, de Google, o DROPBOX, por mencionar los servicios más universales. Los planes gratuitos incluyen un almacenamiento de entre 3 y 15GB. Si necesitas más capacidad tendrás que contratar un plan de pago.
Si ya trabajas en la nube pero tienes problemas de almacenamiento debido a la gran cantidad de fotos que guardas, te recomiendo migrar tus imágenes a GOOGLE PHOTOS.
Y esto es todo por ahora. Profundizaremos en la organización de información en próximos artículos.
¡Saludos!
Gerado Marote.