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Utiliza listas de datos en tus hojas Excel

¿Utilizas listas de datos en tus hojas Excel para seleccionar datos conocidos? ¿No conoces la opción de validación de datos o nunca la has aplicado a un rango de celdas variable? Si te interesa el tema, te recomiendo que sigas leyendo. En este artículo aprenderán a hacer tus primeras listas de datos y a aplicar este concepto a rangos dinámicos.

Listas de datos en Excel

Te explico cómo funcionan las listas de datos en el siguiente vídeo:

En el ejemplo que acabamos de ver hemos aplicado la validación de datos con lista desplegable a una tabla en la que queríamos que en uno de los campos, la provincia de nacimiento, sólo se pudieran introducir valores de una lista conocida (las provincias españolas). De esta forma el usuario siempre seleccionará uno de los valores de nuestra lista y no cometerá errores.

Listas desplegables

Las listas de datos desplegables se crean a partir del menú «Datos», «Validación de Datos», «Permitir» y «Lista». Al utilizar esta herramienta selecciona también «Omitir blancos» y «Celda con lista deplegable».

En el campo «Origen» debes introducir el rango de celdas en el que se encuentran los datos. En el ejemplo del vídeo el rango deseado es $F$4:$F$56. También puedes escribir, en lugar del rango, los valores de la lista separados por punto y coma (Albacete;Alicante;Almería…). Esta última opción no es recomendable salvo que se trate de una lista de pocos elementos.

Rango dinámico

Si tu lista de datos está formada por un número de elementos variable, te conviene crear una lista de validación con rango dinámico. De esta forma no tendrás que modificar la lista de validación cada vez que quites o añadas un campo.

Para crear un rango dinámico, en lugar de seleccionar un rango fijo como hemos visto en el ejemplo ($F$4:$F$56), debes introducir la fórmula siguiente en el campo «Origen»:

= DESREF(F4;0;0;CONTARA(Datos!$F:$F);1)

Haz click aquí para saber más acerca de la función -DESREF-.

¿Cómo funciona esta función doble?

El rango para la validación de datos se cuenta desde la celda F4 (-DESREF- selecciona una celda desplazada 0 filas y 0 columnas desde F4, es decir, la misma celda F4). La altura del rango de celdas se define con la segunda función, -CONTARA-, que cuenta el número de celdas que no están vacías en toda la columna F. Para que el resultado sea correcto la columna F sólo debe contener que los datos de la lista. Por último, la anchura del rango de celdas es 1.

  • En este link se explica con más detalle la fórmula anterior.
  • Y en este otro link también.
  • Como puedes ver, es un método habitual para definir rangos dinámicos.

Aunque no comprendas la fórmula que acabamos de ver al 100%, cópiala y adáptala a tus datos. Sólo tienes que sustituir F4 por la primera celda y $F:$F por la columna en la que se encuentra tu rango de datos.

¡Saludos!
Gerardo Marote.